「封筒がまた無い！」会社の現場のリアル
「また封筒が無くなってるんだけど！」
「誰だよ最後に使ったの！」
「至急発注できない！？」
──こんな社内のやりとり、経験ありませんか？
請求書、契約書、案内状など、ビジネスに欠かせない封筒。
それなのに、いざ必要なときに在庫切れで大慌て…。
この「封筒がすぐ無くなる問題」、実は多くの企業で発生しているリアルな困りごとです。
さらに、封筒は
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住所や電話番号の変更
-
メールアドレス更新
-
社名やロゴのリニューアル
といった情報の更新リスクも常に抱えています。
この記事では、封筒在庫トラブルの原因から、
適正な発注ロットの考え方、管理のコツまで、
印刷会社目線でわかりやすく徹底解説します！
封筒がすぐ無くなる理由トップ5
封筒が足りなくなるのには、実はきちんと原因があります。
まずは代表的な理由を整理してみましょう。
【1】使用用途の想定が甘い
日常業務で封筒を使うシーンは多岐にわたります。
請求書だけでなく、ちょっとした案内状や見積書送付にも封筒を使うため、思った以上に消費ペースが早いことに気づかないのです。
【2】部署ごとにバラバラで管理されている
総務部、営業部、経理部など、各部署が独自に封筒を管理していると、全体の使用量が見えず、在庫切れに気づくのが遅れます。
【3】封筒の種類が多すぎる
長3、角2、角形A4、角形B5…。
「用途別に最適な封筒を揃えよう」として、種類だけ増えて管理がカオス化しているケースもよく見かけます。
【4】発注単位が小さすぎる
「とりあえず200枚だけ」「100枚だけ」という発注を繰り返していると、何度も発注業務が発生して手間ばかり増えます。
【5】在庫チェックがアナログ or 形骸化
一応在庫表は作ったものの、誰も確認していない・更新していないというパターンも多発しています。
封筒ストレスをゼロにする！対策ステップ
「また封筒がない！」を防ぐために、
今すぐできる対策ステップを順番に紹介します。
まずは「封筒マッピング」をしよう
まずやるべきは、封筒の現状把握＝マッピングです。
誰が・何に・どれくらい使っているかを可視化しましょう。
【例】
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経理部 → 請求書送付に長3封筒を月100枚
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営業部 → 資料送付に角2封筒を月30枚
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総務部 → 契約書送付に長3封筒を月50枚
ざっくりでOKなので、1年間の使用量目安を出します。
【目安式】
（1ヶ月の使用枚数） × 12ヶ月 ＝ 1年必要数
【例】
長3封筒：月100枚 × 12ヶ月 ＝ 年1,200枚
角2封筒：月30枚 × 12ヶ月 ＝ 年360枚
この数字を出しておくと、適正な発注数が見えてきます！
発注ロットは「半年分＋α」が正解
封筒は、
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長3封筒→1箱1,000枚
-
角2封筒→1箱500枚
が一般的な単位です。
「どうせ使うから」と数年分まとめて発注するのはNG！
理由は、**封筒は意外と「情報が古くなる」**からです。
【更新リスク例】
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住所移転
→ 移転後の旧住所封筒を使い続けると、信用問題にもつながることも。 -
メールアドレス変更
→ メールのやりとりが主流だからこそ、古いアドレスのまま封筒に記載しておくと失礼に見られがち。 -
社名・ロゴリニューアル
→ せっかくブランディングを見直しても、封筒が古いままだと会社の印象がチグハグに。 -
電話番号変更
→ 番号が違っていると大事な連絡が取れずにトラブルになるリスクも。 -
法改正による表記義務の変化（例：法人番号表記など）
→ 知らずに古い表記のままだと、法的トラブルや信用失墜の恐れがある。
→ 最低でも1〜2年に1回は、デザイン更新が発生します。
【結論】
大量発注＝リスクの塊！
おすすめは、
半年分＋少し余裕くらいの発注です。
【例】
長3封筒 → 月100枚使用 → 半年で600枚
→ 1箱（1,000枚）を発注し、半年ごとに見直し
封筒仕様を統一＆整理する
種類が多すぎると管理が大変になります。
基本は、
「長3（A4三つ折り）」「角2（A4ぴったり）」の2種類
に絞りましょう。
さらに、封筒のデザインを工夫して
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「請求書送付用」
-
「案内状送付用」
を兼用できるようにすると、さらに効率化できます。
在庫管理は「見える化」＋「ルール化」
月に一度、ざっくり在庫数をチェック。
「在庫が30％を切ったら発注」など、簡単なルール化をしましょう。
社内共有できる在庫管理シートを作っておくとさらに安心です！
【まとめ】封筒の在庫トラブルをゼロにして、仕事をもっとスムーズに！
封筒がすぐ無くなる。
封筒のデザインが古くて使えない。
そんな悩みは、少しの工夫でゼロにできます。
ポイントは、
-
現状把握（封筒マッピング）
-
適正発注（半年分＋α）
-
定期チェック（在庫管理ルール化）
封筒は会社の顔。
お客様に渡るものだからこそ、常にきれいで、正しい情報のものを使いたいですよね。
ストレスフリーな封筒管理、今日からはじめましょう！
【コラム】封筒1箱ってどれくらいのボリューム？
意外と知られていない封筒1箱のサイズ感。
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長3封筒（1,000枚）＝A4用紙1.5束分くらいの厚み
-
角2封筒（500枚）＝A4コピー用紙1束分くらいの厚み
保管スペースもそれなりに必要なので、
大量発注するとオフィスの倉庫を圧迫する危険も。
スペースもコストも賢く使うために、発注は適量がベストです！
【封筒在庫管理チェックリスト（テンプレート版）】
| 封筒種別 | 使用部署 | 主な用途 | 月間使用枚数 | 年間予測枚数 | 現在庫数 | 補充ライン（目安） | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 長3封筒 | 経理部 | 請求書送付 | 100枚 | 1,200枚 | 300枚 | 360枚（30%） | 半年ごとに見直し |
| 角2封筒 | 営業部 | 資料送付 | 30枚 | 360枚 | 150枚 | 180枚（30%） | 半年ごとに見直し |
| 長3封筒（窓付き） | 総務部 | 契約書送付 | 50枚 | 600枚 | 200枚 | 180枚（30%） | 半年ごとに見直し |
【使い方】
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封筒種別：長3、角2など
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使用部署：主に使う部門を記載
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主な用途：請求書・契約書・案内状など
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月間使用枚数：ざっくりでもOK！
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年間予測枚数：月間×12ヶ月
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現在庫数：月末など定期的にチェック
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補充ライン（目安）：30%を切ったら補充を検討
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備考：更新予定（住所変更あり？など）をメモ
このチェックリストを使えば、封筒の在庫切れリスクをぐっと減らせます！
半年に一度の見直しを習慣化するだけで、ストレスフリーな封筒管理が実現できますよ。
新潟市の印刷会社「新潟フレキソ」では、封筒印刷を承っております。
お急ぎのご入用の際でも、お気軽にお問い合わせください。
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